Nachdem der Einladungs- bzw. Registrierungsprozess gestartet wurde, bietet Ihnen Invitario zahlreiche Funktionen zur Steuerung Ihres Events an sowie Möglichkeiten Gäste und Anmeldungen effizient zu verwalten.

Im Menüpunkt > Cockpit finden Sie einen guten Überblick über die wichtigsten Aktivitäten in Ihrem Event:

• Event Alerts: Vor der Erreichung von kritischen Limits, wie z.B. definierte Registrierungs-Deadlines oder -Limits, auslaufende Kartenkontingente oder Verkaufszeiträume, werden diese in den Alerts angezeigt. Zusätzlich erscheint ein Warnsymbol neben dem Eventnamen in der Eventliste auf Account-Ebene sowie im Seitenmenü neben "Cockpit".
  
• Quick-Action Segmente: Führen Sie Aktionen wie das Anmelden, Abmelden, den Versand von E-Mailings, das Setzen von Tags bei ganzen Gästegruppen durch. Sie können beispielsweise den Reminder an die Zielgruppe "Keine Reaktion" versenden.
  
• Quick-Action Gast: Führen Sie Aktionen wie das Anmelden, Abmelden, den Versand von E-Mailings, das Setzen von Tags bei einem Gast durch. Sie können beispielsweise einen Gast anmelden und eine Bestätigungsmail zuschicken.
  
• Kontakte: Überprüfen Sie die Kontaktqualität, insbesondere wichtig sind die Statistiken "Zu überprüfende E-Mail-Adresse", "Mit fehlerhafter E-Mail-Adresse" und "Ohne Anrede".
  
• Mailings: Überprüfen Sie die Mailingstatistiken Ihrer E-Mailings und exportieren Sie sich die jeweilige Versand-Statistik zur Detailauswertung.
  

Im Menüpunkt > Gäste können Sie Ihre Gäste im Detail suchen und bearbeiten

• Suchen Sie nach Gästen, in dem Sie den Suchbegriff in das Suchfeld eingeben und auf "Suchen" klicken.
  Mit dem Anzeigen-Symbol ("Lupe") öffnen Sie die Detailansicht eines Gastes:
• Im Reiter "Stammdaten" werden Ihnen die Stammdatenfelder und die individuellen Stammdatenfelder angezeigt
  
• Im Reiter "{evenname}" werden Ihnen die jeweiligen Eventinformationen angezeigt: Anmelde- & Check-in-Status, Zugangscode sowie individuell angelegte Event-spezfische Felder.
  
• Im Reiter "Verlauf" werden Ihnen die Änderungen und Aktivitäten des Gastes angezeigt.
  
• Mit dem Bearbeiten-Symbol ("Stift") können Sie die Daten des Gastes bearbeiten.
  
• Mit dem Startseite-Symbol ("Weltkugel") öffnen Sie die Startseite der Event-Website aus der Sicht des Gastes, also z.B. mit vorausgefüllter Anmeldemaske.
  
• Mit dem Ticket-Symbol öffnen Sie das Online-Ticket des Gastes. Dieses Symbol ist nur bei Gästen mit dem Anmeldestatus "angemeldet" aktiv.
  
• Mit dem "Akkreditierung-Drucken"-Symbol öffnen Sie ein etwaig angelegtes PDF mit der Personalisierung des Gastes.
  
• Mit dem Bestell-Symbol ("Dollar") öffnen Sie eine etwaige Bestellung, wenn ein Ticketing angelegt und eine Bestellung des Gastes durchgeführt worden ist.
• Führen Sie Aktionen wie das Anmelden, Abmelden, Versand von E-Mailings, Tags setzen bei einem Gast oder mehreren Gästen durch:
• Markieren Sie hierfür zunächst den oder die Gäste und wählen Sie im Auswahlfeld "Aktion wählen" am Fuße der Liste die gewünschte Aktion aus.
  Exportieren Sie Ihre Gäste mit dem Export-Button am Fuße der Liste.
• Importieren Sie neue Gäste in dem Sie den Import-Wizard durch Klick des "Gäste-Import"-Buttons starten.
  

• Um nachzuvollziehen, welche Gäste eine bestimmte E-Mail erhalten haben, können Sie die Statistik des gewünschten E-Mailings exportieren:
  
• Im Cockpit in "Mailings" durch Klick auf das jeweilige "Exportieren"-Symbol.
  
• In > Mailings durch Klick auf das Statistik-Symbol des jeweiligen Mailings gelangen Sie auf die Verlauf-Seite: Dort finden Sie Export-Buttons für jeden Versand sowie zwei Buttons für den Download aller Versendung des betroffenen E-Mailings.
  
• Um nachzuvollziehen, welche Gäste welche Mailings erhalten haben:
  Öffnen Sie im Seitenmenü > Mailings und klicken auf den "Exportieren"-Button unter der Mailingliste. Es wird Ihnen der gesamte Verlauf aller E-Mailing-Versendungen in eine CSV-Datei exportiert.
  
• Um nachvollziehen, welche Mailings ein bestimmter Gast erhalten hat, suchen Sie in > Gäste den gewünschten Gast und öffnen Sie die Detailansicht des Gastes. Im Reiter "Verlauf" werden die an den Gast versendeten E-Mailings sowie der letzte Mailing-Status (geöffnet, geklickt,…) angezeigt.

Nachnominierungen

• Um Nachnominierungen in Invitario anzulegen starten Sie in > Gäste den Import-Wizard und führen Sie den Import durch.
  Sie können Gäste auch einzeln anlegen, wenn Sie in > Gäste den Button > Neuer Gast klicken.
  
• Nach dem Anlegen aller Nachnominieren öffnen Sie > Mailings und klicken auf das "Senden"-Symbol des Einladungsmails.
  
• Wählen Sie das selbe Segment aus, das Sie beim ersten Einladungsversand gewählt hatten (z.B. alle Gäste) und setzen Sie bei der Checkbox "Nur an neue Empfänger senden" einen Haken.
  
• Wenn Sie nun den Versand starten, werden nur die neu hinzugefügten Gäste beschickt.
  
• Zur Überprüfung der zu beschickenden E-Mail-Adressen klicken Sie auf "Empfängerliste einblenden" unter dem Versand-Button.

Reminder-E-Mailings

• Sie können Reminder an alle Gäste schicken, die noch nicht reagiert haben.
  
• Öffnen Sie hierzu die Versandseite des Reminder-Mails und wählen Sie das Segment "Unbestätigte Gäste" aus.
  
• Sie können auch Reminder an Gästegruppen versenden: Wählen Sie hierfür die gewünschte Gruppe in Segmente aus und im Auswahlfeld "Anmeldestatus" die Option "Unbekannt.