Verwenden der Invitario Web-Check-in am Event

Der Invitario Web-Check-in am Event


Mit der Web-Version des Invitario Check-in-Tools (kurz "Web-Checkin") steht Ihnen eine digitale Gästeliste für das Erfassen von Teilnehmern am Event auch auf Notebooks zur Verfügung.

Schritt 1: Öffnen des Web-Check-ins

  1. Auf dem eigenen Notebook:  Im Invitario-Backend im Event durch Klick auf den Menüpunkt > Check-in (START-Tarif) oder im geöffneten Menüpunkt > Check-in im Schnellmenü > Web-Check-in
  2. Auf einem externen Notebook: Mit der Url https://live.invitario.com/checkin/  und dem Login-Code der Login-Anleitung, die Sie im Event im Menüpunkt > Check-in aufrufen können.

Schritt 2: Verwenden des Web-Checkins

Gäste mit Namen suchen und einchecken:
  • Geben Sie den Namen des Gastes in das Suchfeld.
  • Klicken Sie auf den Gastnamen im Suchergebnis, um die Detailansicht des Gastes rechts zu öffnen.
  • Klicken Sie den Einchecken-Button um den Gast einzuchecken. Der Button verschwindet und im Check-in-Status wird die Uhrzeit des Check-ins angezeigt.
  • Klicken Sie auf das "Suche zurücksetzen"-Symbol  rechts oben, um einen neuen Suchvorgang zu starten.
Bei der Suchabfrage werden folgende Felder durchsucht: Vorname, Nachname, Firma, Zugangscode sowie individueller Zugangscode.
Ist die "Drucken"-Funktion in der Check-in-Konfiguration aktiv geschalten, dann wird nach dem Einchecken der Button "Drucken" angezeigt mit dem der Druck eines Namensschildes ausgelöst werden kann.
Begleitungen einchecken:
  1. Hat sich der Gast zum Event mit Begleitung angemeldet, wird diese in seiner Detailansicht angezeigt.
  2. Nach dem Einchecken des Gastes kann dort die Begleitung aufgerufen werden und die Detailansicht der Begleitung wird angezeigt.
  3. Tippen Sie auf den Check-in-Button um die Begleitung einzuchecken.
  4. Wiederholen Sie den Vorgang, um etwaige weitere Begleitungen einzuchecken.
  5. Begleitungen werden direkt über oder unten ihren jeweiligen Hauptgästen im Suchergebnis angezeigt.
"Go shows": Einen neuen Gast hinzufügen und einchecken
  1. Um einen neuen Hauptgast hinzuzufügen, tippen Sie auf das "(+)Hinzufügen"-Symbol   im unteren Bereich des Suchergebnisses.
  2. Geben Sie im Eingabefenster die Daten ein, um den neuen Gast gleich einzuchecken.
  3. Setzen Sie einen Haken in der Checkbox "Sofort einchecken", um den Teilnehmer beim Anlegen auch direkt einzuchecken.
  4. Bestätigen Sie die Eingabe mit "Speichern".
Um den Gast nur anzulegen und später einchecken zu können, lassen Sie die Checkbox "Sofort einchecken" auf inaktiv.
Sie können auch neue Begleitungen hinzufügen und einchecken,  in dem Sie auf "Neue Begleitung hinzufügen" in der Detailansicht des Gastes tippen.

Weitere nützliche Informationen und Einstellungsmöglichkeiten

  1. Gästeliste filtern:  Sie können in der Seitenleiste links mit den "Quickfiltern" die Gästeliste filtern
  2. Tags: Sie können Ihre Gäste auch entsprechend den im Backend in > Segmente > Tags angelegten Tags filtern und im Suchergebnis anzeigen lassen.
  3. Alle Labels drucken:  Mit dieser Funktion wird eine druckfähige Datei aller Namensschilder der Gästeliste erzeugt.

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