Für jeden Event kann die Erfassung von Warteliste-Anmeldungen aktiviert werden. Bei Erreichung des Anmeldelimits können sich Gäste für die Warteliste vormerken lassen. Im Backend können zur Warteliste angemeldete Gäste bestätigt oder abgelehnt werden. Lesen Sie in diesem Artikel wie Sie dies einrichten und mit der Warteliste arbeiten.

Allgemein

Die Verwendung der Warteliste setzt ein Anmeldelimit voraus. Bei Erreichen des Limits wird die Wartelisten-Anmeldung automatisch aktiviert und Gast-seitig folgende Änderungen wirksam:

1. Auf der Event-Website wird bei der Anmeldemaske den Gästen ein entsprechender Hinweistext angezeigt.
   
2. Die Beschriftung des Anmeldebuttons ändert sich zu "Zur Warteliste anmelden".
   
3. In den Texten, die nach Anmeldung auf der Event-Website angezeigt und per E-Mail verschickt werden, wird die Vormerkung zur Warteliste bestätigt.
   

Im Backend werden in > Cockpit und in > Gäste die Gäste mit Wartelisten-Anmeldung mit dem orangen Anmeldestatus "Auf der Warteliste" angezeigt. Gäste mit diesem Status können in > Gäste vom Backend-User einzeln oder im Bulk bestätigt oder abgelehnt werden:

1. Bestätigte Gäste erhalten automatisch den Anmeldestatus "angemeldet" und diesen kann eine E-Mail mit der Anmeldungszusage – falls gewünscht inklusive QR-Code-Ticket – geschickt werden.
   
2. Abgelehnte Gäste erhalten automatisch den Anmeldestatus "abgelehnt" und diesen kann eine Absage-E-Mail aus Invitario geschickt werden.
   

Begleitungen, die zur Warteliste angemeldet wurden, erhalten den selben Anmeldestatus wie ihr jeweiliger Hauptgast, sobald dieser bestätigt oder abgelehnt wurde.

Sie können die Wartelisten-Funktion auch dafür nutzen, um alle Anmeldungen zu einem Event zu überprüfen, bevor sie bestätigt oder abgelehnt werden. Stellen Sie einfach das Anmeldelimit auf "0", damit wird die Warteliste ab der ersten Anmeldung aktiv.

Aktivieren der Warteliste

1. Im Event in > Einstellungen: Geben Sie im Reiter "Grundeinstellungen" im Feld "Anmeldelimit" die Zahl der Anmeldungen ein, ab der die Wartelisten-Anmeldung automatisch aktiviert werden soll:Bei diesem Beispiel würden sich 100 Gäste (inkl. Begleitungen) direkt zum Event anmelden können. Sobald 100 Anmeldungen erreicht sind, würde die Wartelisten-Anmeldung automatisch aktiviert werden und ab der 101. Anmeldung wären nur noch Wartelisten-Anmeldungen möglich.
   
   
2. Im Reiter "Warteliste" aktivieren Sie den Schalter "Warteliste aktiv":
   
   
   
   Es werden nun automatisch folgende Elemente angelegt:
1. Standard-Texte für Hinweis im Formular und für die Bestätigungsnachricht nach der Anmeldung.
   
2. Drei Mailings mit Standard-Texten: Automatisches Bestätigungsmail für die Anmeldung zur Warteliste, E-Mail zum manuellen Versand an bestätigte Gäste der Warteliste, E-Mail zum manuellen Versand an abgelehnte Gäste der Warteliste.
   
3. Alle Standard-Texte können nun bei Bedarf angepasst werden.
   
   
3. Anpassungen der Standard-Texte:
1. Information im Formular: Ändern Sie den Hinweistext, der auf der Event-Website über dem Formular in einem orange hinterlegten Balken angezeigt wird.
   
   
   
2. Zur Warteliste angemeldet: Hier können Sie die Bestätigungsnachricht anpassen, welche nach der Wartelisten-Anmeldung anstelle des Formulars angezeigt wird. Es stehen Ihnen die gewohnten Formatierungsoptionen und Makros zur Verfügung.
   
3. Mailing bearbeiten: Die Bestätigungs-E-Mail, die nach der Wartelisten-Anmeldung automatisch verschickt wird, können Sie bearbeiten in dem Sie auf den Link "Mailing bearbeiten" klicken, welcher sich direkt unter dem Auswahlfeld "Bestätigungs-E-Mail" befindet. 
   
4. Soll keine Bestätigungs-E-Mail nach der Wartelisten-Anmeldung verschickt werden, dann wählen Sie im Auswahlfeld "Bestätigungs-E-Mail" die Option "Keine E-Mail versenden" aus. Dort können Sie auch eine andere E-Mail auswählen, welche verschickt werden soll. Es stehen alle im Menüpunkt > Mailings angelegten Mails vom Typ "Bestätigung" zur Auswahl.
5. Ändern Sie in > Mailings die Mailingtexte für das E-Mail zum manuellen Versand an bestätigte Gäste der Warteliste, in dem Sie das Mailing "Bestätigungsmail an Gäste der Warteliste" zur Bearbeitung öffnen. Um das E-Mail zum manuellen Versand an abgelehnte Gäste der Warteliste anzupassen, öffnen Sie das Mailing "Ablehnungsmail an Gäste der Warteliste".
   

Automatische Warteliste

Sobald wir bei einer Veranstaltung mit einem Kontingenten arbeiten, müssen wir zwei Themen berücksichtigen:

1. Das von uns festgelegte Kontingent soll im Registrierungsprozess nicht überschritten werden.
   
2. Gleichzeitig sollen alle vorhandenen Plätze so gut wie möglich besetzt werden. 

Mit der Funktion “Automatische Warteliste” können wir diese beiden Anforderungen lösen. Die “Automatische Warteliste” aktivieren wir in dem Reiter "Warteliste" > "Automatische Warteliste" > “Speichern”. 

Optional können wir nun das Mailing auswählen, das die automatisch nachrückenden Kontakte erhalten sollen. In dieser Mail wird der Kontakt darüber informiert, dass er von der Warteliste auf die Gästeliste übernommen wurde und an der Veranstaltung teilnehmen kann.

Beispiel:
Gehen wir von einem Kontingent mit 200 Teilnehmern aus. Dem Kontakt, der sich als Nummer 201 anmelden möchte, wird automatisch der Hinweis angezeigt, dass für dieses Event nur noch die Anmeldung zur Warteliste möglich sind. Sobald er die Anmeldung abschließt, ist dieser Kontakt auch er der Erste auf der Warteliste. Nachdem sich ein bereits angemeldeter Gast wieder abgemeldet hat, erhält der erste Kontakt auf unserer Warteliste eine automatische Bestätigungsmail mit dem Hinweis, dass ein Platz frei geworden und er bereits zu unserem Event angemeldet ist.  Sollte der Gast nicht teilnehmen können, wird er gebeten, sich direkt wieder abzumelden – um seinen Platz für den auf der Warteliste zweitgereihten freizugeben. Sollte sich der Gast abmelden, wird der Prozess mit dem nächsten Kontakt wiederholt.

Pro Tipp:

Um sicherzustellen, dass limitierte Plätze so gut wie möglich genutzt werden, empfehle ich unseren Usern immer, spätestens im Info-Mail an angemeldete Teilnehmer vor dem Event einen “Direkt abmelden”-Button oder Link einzufügen. Damit erleichtern Sie es Kontakten die unerwartet nicht teilnehmen können, sich wieder abzumelden und Platz für Personen auf der Warteliste zu machen.

Die Automatische Wartelisten Funktion löst nur bei einer Abmeldung durch bereits angemeldete Gäste selbst aus. Bei einer Änderungen des Anmeldestatus eines oder mehrer Gäste im Backend durch einen Invitario User, wird keine Automatische Anmeldung eines Kontaktes auf der Warteliste vorgenommen. Anmeldungen von Kontakten auf der Warteliste müssen in diesem Fall manuell vom Invitario User selbst vorgenommen werden.

Arbeiten mit Wartelisten-Anmeldungen

1. Wird das Limit erreicht, sind nur noch Wartelisten-Anmeldungen möglich. Die Warteliste bleibt auch aktiv, wenn neue Kontingente frei werden, z.B. wenn sich Gäste wieder abmelden. Ist die "Dynamische Warteliste" aktiv, schaltet sich die Warteliste je nach Platzverfügbarkeit automatisch aus und ein.
   
2. Im Cockpit wird im Tab "Anmeldestatus" die aktuelle Anzahl der Gäste, die sich auf der Warteliste befinden, angezeigt.
   
   
   
   
3. Um Gäste mit Wartelisten-Anmeldung anzeigen zu lassen, klicken Sie in > Cockpit auf die Zeile "Gäste auf der Warteliste". Sie können diese auch in > Gäste > weitere Filter > Anmeldestatus > Auf der Warteliste aufrufen.
   
4. Um Gäste auf der Warteliste zu bestätigen, wählen Sie diese in > Gäste aus, in dem Sie einen Haken in der Checkbox neben dem jeweiligen Gastnamen setzen. Dann wählen Sie im Auswahlfeld > Aktion wählen die Option > bestätigen aus und klicken auf den Button "Anwenden (X)".
   
5. Um Gäste auf der Warteliste abzulehnen, wählen Sie diese in > Gäste aus, in dem Sie einen Haken in der Checkbox neben dem jeweiligen Gastnamen setzen. Dann wählen Sie im Auswahlfeld > Aktion wählen die Option > ablehnen aus und klicken auf den Button "Anwenden (X)".
6. Öffnen Sie nun in > Mailings mittels Schnellmenü die Versandseite des Mailings "Bestätigungsmail an Gäste der Warteliste", um den bestätigten Gästen die Anmeldung per E-Mail zu bestätigen. Führen Sie den Vorgang für die abgelehnten Gäste ebenso durch, in dem Sie diesen beim Mailing "Ablehnungsmail an Gäste der Warteliste" wiederholen.
7. Sie können den Vorgang zur Bestätigung bzw. Ablehnung von Wartelisten-Anmeldung einmalig nach Anmeldeschluss oder beliebig oft im laufenden Anmeldeprozess durchführen. Wählen Sie jeweils ab dem zweiten manuellen Versand der E-Mails "Bestätigungsmail an Gäste der Warteliste" bzw. "Ablehnungsmail an Gäste der Warteliste" die Option "Nur an neue Empfänger" auf der Versandseite aus, um nur neu in > Gäste bestätigte bzw. abgelehnte Gäste zu beschicken.

Hinweis: Ruft ein abgelehnter Gast das Formular nochmals mit seinem personalisierten Link auf, dann wird diesem der Hinweistext "Für diese Veranstaltung sind leider keine Plätze mehr verfügbar." anstelle des Formulars angezeigt. Dieser kann in > Einstellungen im Reiter "Hinweistexte" im Feld "Hinweis bei ausgebuchter Veranstaltung oder abgelehntem Gast" angepasst werden.