Mailings erstellen und bearbeiten

E-Mailings erstellen und bearbeiten


Sie können in Invitario beliebig viele Mailings anlegen und eingehend testen, bevor Sie es an Ihre Gäste senden.

Erstellen eines Mailings

Um ein neues Mailing im Menüpunkt > Mailings anzulegen, können Sie ein bestehendes Mailing mittels “Duplizieren” im Schnellmenü kopieren, oder ein leeres Mailiing mittels Button “Mailing hinzufügen”   anlegen.


  1. Nun können Sie Sie die wesentlichen Konfigurationen für ein Mailing vornehmen: Im oberen Bereich der Seite können Sie Mailing-spezifische Einstellungen vornehmen, im unteren linken Bereich die Inhalte Ihres Mailings bearbeiten und im rechten Bereich die Änderungen in der Live-Vorschau mitverfolgen.
  2. Mailing Basiseinstellungen:
    1. Der Mailing Name ist die interne Bezeichnung des Mailings.
    2. Um ein Mailing in > Formulare > Bestätigungen als Bestätigungsmail auswählen zu können, muss bei diesem im Feld “Mailing Typ” die Auswahl “Anmeldebestätigung” oder “Abmeldebstätigung” gewählt sein.
    3. Mailings mit dem Status “Setup/Test” können nur an Testgäste versendet werden. Um Mailings an echte Gäste zu senden, muss der Status “Aktiv” eingestellt sein.
    4. Ist die Checkbox “Opt-Out Link” angehakt, wird im Footer des Mailings “E-Mails abbestellen” eingeblendet und bietet Empfängern die Möglichkeit sich vom Mailing-Verteiler abzumelden.
  3. Die Optik eines Mailings, also Farben, Schriften, Headerbild, Logo, Footer, etc. werden von dem im Menüpunkt > Design angelegten “Default Design” übernommen:
    1. Das Default-Headerbild und -Logo können im Mailing mit den Checkboxen “Headerbild anzeigen” bzw. “Logo anzeigen” ausgeblendet werden.
    2. Um Default-Headerbild und -Logo zu tauschen, klappen Sie “+ Bild- und Designeinstellungen” auf und wählen Sie in den Auswahlfeldern “Headerbild” bzw. “Logo” eine andere Bilddatei aus. Es werden Ihnen Bilddateien (jpg, png, gif) angezeigt, die vorher im Menüpunkt > Dateimanager hochgeladen wurden.
    3. Um das Design des Mailings zu ändern, wählen Sie im Auswahlfeld “Design” ein vorher im Menüpunkt > Design anlegtest Design aus.
  4. Absender-Name, Versand-Adresse und Antwort-an-Name und Antwort-Adresse werden aus dem Menüpunkt > Einstellungen gezogen:
    1. Klappen Sie “+ Absender und Antwort an Einstellungen” auf, um die voreingestellten Werte für Absender-Name, Antwort-an-Name und Antwort-Adresse für dieses Mailing zu überschreiben.
    2. Wählen Sie im Auswahlfeld “Absender-Adresse” eine andere Versand-Adresse, die zuvor in > Account > Administration > Absender angelegt wurde.
  5. Bearbeiten der Inhalte Ihres Mailings:
    1. Im Feld “Betreff” können auch ausgewählte Makros verwendet werden, wie z.B. Eventname: {{event.name}}, Eventdatum: {{event.startDate}}, Deadline Registrierung: {{event.registrationClosingDate}}, Event-Location: {{event.locationName}}, Name des Empfängers: {{guest.fullName}}.
    2. Alle Funktionen des Editors im Eingabebereich “Mailing Inhalte” finden Sie hier genauer beschrieben.
    3. Die Eingabe von Makros in “Mailing Inhalte” können Sie auch mit dem #-Symbol durchführen. Geben Sie zum Beispiel #name ein, es werden alle Makros mit der Bezeichnung “Name” (z.B. Eventname, Name der Location, Nachname des Gastes,…) in einer Liste angezeigt. Wählen Sie das gewünschte Makro aus und es wird an der Stelle des Rautezeichens gesetzt.
Seien Sie achtsam bei der Wahl des Betreffs:  Dieser kann Einfluss auf Zustell-, Öffnungs- und Klickrate haben.
  1. Mailing-Vorschau:
    1. Änderungen werden in der Vorschau in der Regel mit etwas Verzögerung angezeigt. Makros werden vollständig dargestellt, also z.B. anstatt des Makros {{event.name}} wird der tatsächliche Eventname angezeigt.
    2. Um personalisierte bzw. Gast-spezifische Makros anzuzeigen, wählen Sie zunächst einen Gast am oberen Rand des Vorschaubereichs aus.
    3. Es werden alle Gäste der Gästeliste zur Auswahl angeboten, sie müssen zumindest drei Buchstaben des Gastnamens eingeben.



  2. Klicken Sie auf den Button “Speichern & Versand”, um auf die Versandseite zu gelangen. 
Hinweis: Durch Klicken des Buttons wird noch NICHT der Versand des Mailings ausgelöst.

Testversand eines Mailings

Beim Anlegen eines Events oder eines neuen Mailings, erhalten diese automatisch den Status “Setup”. In diesem Status können Mailings nur an Testgäste geschickt werden und es wird der ungewollte Bulk-Versand verhindert. Testgäste sind jene Gäste in der Gästeliste, welche im Stammdaten-Feld “Tester” einen Haken gesetzt haben. Account-User werden automatisch als Testgäste beim Neuanlegen eines Events hinzugefügt.

So versenden Sie Test-Mails an Ihre Testgäste:
  1. Nach dem Klick auf den "Speichern & Versand"-Button gelangt man auf die Versand-Seite.
  2. Testgäste werden in der Auswahlbox angezeigt: Wählen Sie einen oder mehrere Testgäste aus und klicken Sie auf den “Versenden”-Button darunter.
  3. Der Versand an die E-Mail-Adressen wird sofort ausgelöst und das Testmail sollte nach wenigen Sekunden eintreffen.
  4. Bei Auswahl eines Gastes, wird links die personalisierte Vorschau mit den Werten des Gastes angezeigt.
  5. Um Änderungen durchzuführen, klicken Sie auf "Bearbeiten"  und führen Sie die Änderungen auf der Bearbeiten-Seite durch. Danach klicken Sie wieder auf den "Speichern & Versand"-Button.
  6. Sie können diesen Vorgang beliebig oft wiederholen.
Testversendungen werden nicht in den Versandstatistiken berücksichtigt. Diese Versendungen an Testgäste werden zurückgesetzt, wenn der Event oder das Mailing auf “aktiv” gestellt werden.

Wenn Sie Ihr Mailing ausreichend getestet haben, können Sie den Versand starten. Wie Sie ein Bulk-Mailing versenden erfahren Sie hier.

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