Ein Event in Invitario erstellen

Eine Veranstaltung von Grund auf in Invitario erstellen (Event-Wizard)



In Ihrem Invitario-Account können Sie – abhängig von Ihrem Preisplan – eine oder mehrere Veranstaltungen erstellen. Wie Sie eine neue Veranstaltung anlegen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Alle Veranstaltungen Ihres Accounts werden über die Eventliste  verwaltet. In dieser Übersicht werden alle aktiven, bevorstehenden und archivierten Veranstaltungen angezeigt. Für das Erstellen einer weiteren Veranstaltung kann der Event-Wizard genutzt oder eine bereits vorhandene Veranstaltung bzw. eine Eventvorlage mit der Duplizieren-Funktion kopiert werden.

Eine Veranstaltung mit dem Event-Wizard erstellen

Mit dem Event-Wizard können Sie in wenigen Minuten eine neue Veranstaltung erstellen. Dabei werden der Einladungs- und Anmeldeprozess sowie das Grunddesign der Veranstaltung eingerichtet sowie E-Mails mit Mustertexten angelegt. Alle getroffenen Einstellungen und Eingaben können Sie nach Abschluss des Event-Wizards weiter an Ihre Anforderungen anpassen. Dies gilt auch für Veranstaltungen mit komplexen Anforderungen. Nachdem Sie den Event-Wizard abgeschlossen haben, können Sie die Gästeliste hochladen und die Einladung versenden. 

Der Event-Wizard führt Sie in fünf Schritten durch das Setup einer Veranstaltung:


Schritt 1 von 5: Basisdaten eingeben


  • Eventname und Headline
  • Ist es ein offener oder geschlossener (Einladung) Event?
  • Ist die Anmeldung von Begleitungen erlaubt und in welcher Anzahl?
  • Eingabe einer Eventbeschreibung zur Darstellung auf der Eventwebsite
  • Gibt es eine Einlasskontrolle (Check-in) am Event?
  • Ansprechpartner für Gäste für Rückfragen (wird im Footer von Eventwebsite und E-Mails angezeigt)


Schritt 2 von 5: Datum und Ort


  • Datum und Uhrzeit für Beginn (optional: Ende) der Veranstaltung
  • Anmeldefrist für die Registrierung (Datum und Uhrzeit)
  • Anmeldelimit (maximale Gästezahl)
  • Location und Adresse (Verknüpfung mit Google-Maps)
  • Optional: Anlegen weiterer Termine für das Anlegen einer Eventserie


Schritt 3 von 5: Basiskonfiguration der Anmeldemaske


  • Die Felder Anrede, Vorname, Nachname, Unternehmen und E-Mail und Zustimmung zur Datenschutzerklärung sind vorausgewählt
  • Weitere Stammdatenfelder wie Titel, Position, Telefon oder Adresse können hinzugefügt werden
  • Hinzufügen von weiteren eventspezifischen Individualfeldern, die im Anmeldeprozess benötigt werden
  • Felder können als Pflichtfelder konfiguriert werden
  • Einfügen von Textfeldern für Erklärtexte in der Registierung
  • Anlegen von Tags zur  Segmentierung von Gästen


Schritt 4 von 5: Basisdesign festlegen


  • Hochladen eines Headerbildes und/oder Logos für Eventwebsite und E-Mailings
  • Eingabe von Farbcodes (HEX-Format) für Seitenhintergrund, Fließtext, Überschriften und Button
  • Auswahl der Schriftarten für Fließtext und Überschriften, Textausrichtung sowie von Schriftgrößen


Schritt 5 von 5: Einstellungen für E-Mailings


  • Auswahl der benötigten Bulk-Mails (Save-the-Date, Einladungen, etc.), die dann vom System mit Mustertexten angelegt werden
  • Auswahl der benötigten Bestätigungsmails für die An- bzw. Abmeldung von Gästen
  • Eingabe von Absender-Name, Antwort-an-E-Mail-Adresse sowie Antwort-an-Name
  • Auswahl einer im Account angelegten Absende-E-Mail-Adresse

Duplizieren-Funktion: eine vorhandene Veranstaltung kopieren

Um einen neue Veranstaltung auf Basis einer bereits in Ihrem Account bestehenden Veranstaltung oder Vorlage anzulegen verwenden Sie die Duplizieren-Funktion. Dabei werden sämtliche Inhalte und Einstellungen – sowie optional auch die Gästeliste – der Veranstaltung kopiert und in den neu angelegten Event übernommen.

Beim Duplizieren einer Veranstaltung können Sie folgende Daten neu eingeben:
  • Eventname 
  • Datum und Uhrzeit Beginn und (optional) Ende der Veranstaltung
  • Location und Adresse (Google Maps Verknüpfung)
  • Anmeldefrist für die Registrierung und/oder Anmeldelimit (max. Anzahl der Gäste)
  • Grundeinstellungen für E-Mailings (Absende-E-Mail-Adresse, Absender-Name, Antwort-an-E-Mail-Adresse sowie Antwort-an-Name)
  • Upload von Headerbild bzw. Logo
  • Optional kann auch die Gästeliste von der Vorlage übernommen werden (die Gäste werden in den neuen Event übernommen, der Anmeldestatus sowie etwaige Einträge in den eventspezifischen Individualfeldern werden zurückgesetzt)

Grundeinstellungen einer Veranstaltung

In den Einstellungen werden die Basisinformationen zur Veranstaltung eingegeben und wesentliche Einstellungen getroffen. Die Daten und Einstellungen wirken sich in verschiedenen Elementen, wie der Eventwebsite und E-Mailings, aus.

Optionen in den Grundeinstellungen: 
  • Eventname (öffentlich) und optional eine interne Bezeichnung, die nur Ihnen in der Verwaltungsoberfläche angezeigt wird
  • Status des Events entsprechend dem Fortschritt im Eventprozess
  • Sprache der Veranstaltung und ggf. weitere Sprachen, in denen die Veranstaltung zur Verfügung stehen soll
  • Datum und Uhrzeit für den Beginn (optional: Ende) der Veranstaltung. Diese Werte werden in Elementen wie der Icon-Bar und der optionalen Kalender-Datei in den E-Mailings übernommen
  • Details zum Veranstaltungsort wie Name und Adresse der Location: Diese Werte werden ebenfalls in Elementen wie Icon-Bar, Google Maps und der optionalen Kalender-Datei in den E-Mailings übernommen
  • Domain und URL-Pfad der Eventwebsite: Definieren der Adresse unter der die Eventwebsite erreichbar ist
  • Standardeinstellungen für E-Mailings: Absende-E-Mail-Adresse, Absender Name, Antwort-an-E-Mail-Adresse, Antwort-an-Name
  • Footer und Kontaktdaten: Anlegen einer Ansprechperson für die Veranstaltung, die automatisch im Footer angeführt wird
  • Status des Anmeldeformulars: Der Anmeldeprozess kann manuell gesteuert werden
  • Anmeldelimit: Eingabe einer maximalen Gästeanzahl (inkl. Begleitungen), bei der der Anmeldeprozess automatisch beendet wird
  • Anmeldefrist: Eingabe eines Zeitpunktes, ab dem die Anmeldung nicht mehr möglich ist (Datum und Uhrzeit)
  • Auf der Account-Ebene können Impressum, Datenschutzerklärung und Allgemeine Geschäftsbedingungen zentral verwaltet und zur Verwendung bei allen Events Ihres Accounts hinterlegt werden. Alternativ können für jede Veranstaltung Ihres Accounts eigene Einstellungen getroffen werden.

Wird ein Anmeldelimit und eine Anmeldefrist eingegeben, dann zieht der zuerst erreichte Wert (Anzahl der Anmeldungen oder Datum/Uhrzeit).

Design von Eventwebsite und E-Mailings

Im Menüpunkt > Design kann das Erscheinungsbild der Eventwebsite und E-Mailings, also u.a. Farben, Schriftarten und Textausrichtung konfiguriert sowie Headerbild und Logo hochgeladen werden.
  • Farbeinstellungen: für Hintergrund Website, Inhaltsbereich von Eventwebsite und E-Mailings, Buttons, Schriftfarbe Fließtext und Überschriften, Trennlinien, System-Elemente wie Icon-Bar und Radio-Buttons und Links
  • Schriftarten: Definition der Schriftarten für Website und E-Mailings aus einer Auswahl von über 40 Schriftarten, responsive Schriftgrößen für fünf Schrift-Sets (Fließtext, H1 bis H4), Footer-Texte, Buttonbeschriftung, Ausrichtung der Texte, Zeilenabstände, Schriftstile, Schriftformatierungen, u.v.m.
Bei der optionalen Zusatzfunktion White Label  wird das standardmäßig aktive Invitario Co-Branding auf Eventwebsites und in E-Mailings ausgeblendet. Dadurch gibt es keine Hinweise auf Invitario (weder grafisch, noch als Text).


Im erweiterten Full-Branding-Paket  können Sie zusätzlich eine Wunschdomain anlegen, unter der alle Eventwebsites Ihres Account erreichbar sind. Hier kann es sich um eine Subdomain oder eine Top-Level-Domain handeln. Darüber hinaus können Sie eine oder mehrere individuelle Absende-E-Mail-Adressen  anlegen, über die alle E-Mails Ihrer Veranstaltungen versendet werden. Damit haben Sie die Möglichkeit, auch eine bereits in Ihrem Unternehmen vorhandene E-Mail-Adresse für den Versand von E-Mails zu nutzen.

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