Invitario: Gastdaten in nur einem Schritt aktualisieren

Massenaktualisierung von Gästedaten

Sie können die in Ihrer Gästeliste gespeicherten Daten in einem Vorgang erweitern, aktualisieren oder löschen

Dies ermöglicht Ihnen die einfache Anpassung Ihrer bereits eingespielten Gäste- oder Kontaktliste. Eine Massenaktualisierung können Sie bei ausgewählten Gästen, oder der gesamten Gästeliste eines Events, oder bei allen Kontakten Ihres Accounts durchführen.

Bei einer Massenaktualisierung gehen Sie immer nach dem gleichen Prinzip vor:

  1. Laden Sie die Gästeliste über den Menüpunkt ">Gäste" und den Button "Export" herunter. Achten Sie dabei auf die ggf. eingestellten Filter bzw. klicken Sie vor dem Export auf den Button "zurücksetzen", um die gesamte Gästeliste ohne Einschränkungen herunterzuladen. 
  2. Führen Sie die gewünschten Änderungen in der Export-Datei, z.B. in Microsoft Excel, durch. Ändern oder löschen Sie dabei keinesfalls die Werte der ersten Spalte mit der Überschrift "ID". Invitario erstellt diese eindeutige ID für jeden Kontakt in Ihrer Datenbank und führt eine Massenaktualisierung auf Basis dieser Identifikationsnummer durch. 
  3. Speichern Sie eine CSV-Datei für die Durchführung der Massenaktualisierung, die durch einen neuerlichen Import ausgelöst wird.
  4. Starten Sie den Import der Datei über den Menüpunkt ">Gäste" und den Button "Gast hinzufügen"und wählen Sie die Option "Gäste-Import".
  5. Befolgen Sie je nach Anwendungsfall eine der nachstehenden Beschreibungen.
Anwendungsbeispiele:
  1. Werte von bestehenden Gästen in einem Datenfeld (z.B. "Zielgruppe") aktualisieren.
  2. Gästedaten um einen zusätzlichen Wert in einem neuen Datenfeld erweitern.
  3. Löschen von ausgewählten Werten oder Gästen.
Tipp: Wenn sich Ihre Massenaktualisierung auf wenige Datenfelder beschränkt, können Sie alle nicht davon betroffenen Spalten aus der Importdatei entfernen. Achten Sie aber unbedingt darauf, die Spalte A (ID) ohne Veränderungen beizubehalten. Anhand dieser Nummer identifiziert Invitario die von der Aktualisierung betroffenen Kontakte.


Feldwerte bearbeiten

  1. Exportieren Sie die Gäste- oder Kontaktliste.
  2. Editieren Sie in der exportierten Liste die Werte aus den gewünschten Spalten.
  3. Starten Sie den Re-Import der Liste über den Menüpunkt ">Gäste" und den Button "Gast hinzufügen" und wählen Sie die Option "Gäste-Import".
  4. Nehmen Sie im 4. Schritt "Einstellungen" des Import-Wizards folgende Einstellungen vor:
    1. Eindeutiges Feld in der Kontaktdatenbank: Wählen Sie "ID" oder "Zugangscode"
    2. Wie soll mit bestehenden Kontakten verfahren werden? Wählen Sie "Bestehende Kontakte werden aktualisiert"
    3. Schließen Sie den Import ab.
  5. Die betroffenen Werte werden aktualisiert.


Feldwerte hinzufügen

  1. Exportieren Sie die Gäste- oder Kontaktliste.
  2. Editieren Sie in der exportierten Liste die Werte aus den gewünschten Spalten.
  3. Starten Sie den Reimport der Liste über den Menüpunkt ">Gäste" und den Button "Gast hinzufügen" und wählen Sie die Option "Gäste-Import".
  4. Nehmen Sie im 4. Schritt "Einstellungen" des Import-Wizards folgende Einstellungen vor:
    1. Eindeutiges Feld in der Kontaktdatenbank: Wählen Sie "ID" oder "Zugangscode"
    2. Wie soll mit bestehenden Kontakten verfahren werden? Wählen Sie "Bestehende Kontakte werden aktualisiert"
    3. Schließen Sie den Import ab.
  5. Die neuen Werte werden hinzugefügt.
Sollte es sich bei einem Feld um ein neues Feld handeln, also kein Standardfeld von Invitario oder bereits erstelltes Individualfeld, dann beachten Sie, dass Sie vor dem Import das gewünschte Individualfeld erstellen.

Feldwerte löschen
  1. Exportieren Sie die Gäste- oder Kontaktliste.
  2. Löschen Sie in der exportierten Liste die Werte aus der gewünschten Spalte.
  3. Starten Sie den Reimport der Liste über den Menüpunkt ">Gäste" und den Button "Gast hinzufügen" und wählen Sie die Option "Gäste-Import".
  4. Nehmen Sie im 4. Schritt "Einstellungen" des Import-Wizards folgende Einstellungen vor:
    1. Eindeutiges Feld in der Kontaktdatenbank: Wählen Sie "ID" oder "Zugangscode"
    2. Wie soll mit bestehenden Kontakten verfahren werden? Wählen Sie "Bestehende Kontakte werden aktualisiert"
    3. Leerwerte in der Importdatei für bestehende Kontakte übernehmen: Wählen Sie "Ja".
    4. Schließen Sie den Import ab.
  5. Die gelöschten Werte werden aus den Feldern entfernt.