Kontakte in die Gästeliste importieren

Kontakte in die Gästeliste einer Veranstaltung importieren


Im Menüpunkt "Gäste" können Sie die Einladungsliste mit Ihren Kontakten im Bulk hochladen.

Vorbereitungen für den Import

Für den Import von Kontakten in Invitario werden nur CSV-Dateien unterstützt. Tipps für die Erstellung vom Importdateien finden Sie hier.
Um eine Datei in ein CSV-Format zu konvertieren, wählen Sie in Ihrer geöffneten Datei unter “Speichern unter” eines der CSV-Formate aus und speichern die Datei auf Ihrem Rechner neu ab.

Import der Gästeliste

Um den Import-Prozess zu starten, klicken Sie im Event im Menüpunkt > Gäste das Symbol "Gast hinzufügen"  und wählen Sie die Option "Gäste-Import" aus.



1. Schritt: "Upload"
Ziehen Sie die Importdatei auf den grauen Balken "+ Importdatei (CSV Format)" oder klicken Sie auf diesen Balken um die Datei auszuwählen. 
Nach erfolgreichem Upload springen Sie automatisch zum nächsten Schritt.

2. Schritt: "Format"
In der Vorschau werden Ihnen nun die ersten fünf Zeilen Ihrer Importdatei angezeigt. Sie können hier überprüfen, ob die Spalten und die Sonderzeichen richtig erkannt wurden. Danach klicken Sie auf den Button "Weiter".
Fehlerbehebung:
  1. Werden die Werte der Import-Daten nicht korrekt in Spalten dargestellt, dann ändern Sie die Einstellungen in den Auswahlfeldern “Feldtrenner” bzw. “Texttrenner”.
  2. Werden die Sonderzeichen (ä, ö, ü, ß, …) nicht richtig dargestellt, dann ändern Sie so lange die Werte im Auswahlfeld "Zeichensatz", bis die Vorschau korrekte Werte anzeigt.
Klicken Sie nur dann auf den “Weiter”-Button, wenn die Vorschau korrekt dargestellt ist, da andernfalls der Import nicht durchgeführt wird.

3. Schritt: "Felder"
Nun können Sie die Spalten Ihrer Importdatei den Feldern der Datenbank zuordnen. Dabei weisen Sie die Spalten Ihrer CSV-Datei den Invitario-Datenbankfeldern zu und definieren dadurch in welchem Feld die Werte einer Spalte eingetragen werden:
  1. In der linken Spalte “Spalten in der CSV-Datei” sehen Sie die Werte der Zeile 1 (= Spaltenüberschriften) aus Ihrer CSV-Datei.
  2. In der rechten Spalte werden die Invitario-Datenbankfelder angezeigt und bereits eine Vorauswahl getroffen.
  3. Wählen Sie "Feld nicht importieren" bei jenen Spalten Ihrer Importdatei, die Sie nicht importieren möchten.
  4. Danach klicken Sie auf den Button "Weiter".
Jede Zeile wird als eigener Kontakt angelegt, also wenn Ihre CSV zum Beispiel 100 Zeilen hat, dann werden 99 Kontakte/Gäste angelegt (die erste Zeile wird immer als Überschriften-Zeile interpretiert und die Werte nicht importiert).
Wenn Sie die Importvorlage für die Erstellung der Importdatei oder einer Gäste-Exportdatei verwenden, erfolgt die Zuordnung der Datenfelder automatisch und sollte nur noch geprüft werden.

4. Schritt: "Einstellungen"
Sie können folgende Import-Einstellungen vornehmen:

"4.1. Prüfen auf Duplikate in der Importdatei"
Auf Wunsch wird die Importdatei anhand der gewählten Spalte Ihrer CSV-Datei auf enthaltene Duplikate geprüft, die dann nicht importiert werden. Wählen Sie unter " Eindeutiges Feld in der Importdatei " die Spalte aus, anhand der Duplikate erkannt werden sollen.
Mit der Standardeinstellung "Keine Duplikate suchen" wird die Suche nach Duplikaten nicht durchgeführt.

"4.2. Prüfen auf vorhandene Kontakte"
Anhand des gewählten Feldes " Eindeutiges Feld in der Kontaktdatenbank " kann Invitario erkennen, welche der Kontakte aus der Importdatei bereits in der Kontaktdatenbank Ihres Accounts vorhanden sind.
Mit der Standardeinstellung "Kein Feld auswählen" wird die Suche nach vorhandenen nicht durchgeführt.

"4.3. Aktualisierung bestehender Kontakte"
Die Funktionen dieses Importschritts stehen Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn Sie im vorhergehenden Schritt "4.2. Prüfen auf vorhandene Kontakte" ein Feld ausgewählt haben.
Wie soll mit bestehenden Kontakten verfahren werden?
Definieren Sie, ob Feldwerte bei bereits vorhandenen Kontakten mit den Werten aus der Importdatei aktualisiert werden sollen. Aktualisierungen werden bei jenen Feldern durchgeführt, wo es zu einer Abweichung mit der Importdatei kommt. Alle anderen Felder bleiben mit den bisherigen Werten bestehen.

Leerwerte in der Importdatei für bestehende Kontakte übernehmen:
Definieren Sie, ob bereits eingetragene Werte bei bestehenden Kontakten gelöscht werden sollen, wenn das dementsprechende Datenfeld in der Importdatei leer ist.

In der Importdatei nicht gefundene Kontakte löschen: 
Bereits in Invitario vorhandene Kontakte, die sich nicht in der Importdatei befinden, werden durch den Import gelöscht. 

Bestehende Gäste, die in diesem Feld einen Wert enthalten, löschen:
Jene in der Gästeliste vorhandenen Kontakte werden entfernt, die in dem gewählten Feld einen (beliebigen) Wert enthalten.

"4.4. Hinzufügen neuer Kontakte"
Hinzufügen neuer Kontakte: Wie soll mit neuen Kontakten verfahren werden?
Neue bzw. noch nicht vorhandene Kontakte können entweder als neue Kontakte angelegt oder beim Import ignoriert werden.

5. Schritt: "Vorschau"
Es wird das zu erwartende Ergebnis, auf Basis der von Ihnen getätigten Einstellungen, nach Auslösen des Importvorganges angezeigt.
  1. Hinzuzufügende Gäste: Anzahl der neu in die Gästeliste der Veranstaltung hinzuzufügenden Gäste.
  2. Neue Kontakte: Anzahl der neuen Kontakte, die in Ihrem Account angelegt werden.
  3. Zu aktualisierende Kontakte: Anzahl der bestehenden Kontakte in Ihrem Account, bei denen zumindest ein Feld aktualisiert wird.
  4. Zu löschende Kontakte: Anzahl der Kontakte, die aus der Gästeliste Ihrer Veranstaltung entfernt werden.
Starten Sie den Import mit dem Button “Import starten”.

Je nach Umfang Ihrer Datei kann der Import mehrere Minuten in Anspruch nehmen. Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail, sobald der Import abgeschlossen wurde. 

Nicht importierte Kontakte werden der Benachrichtigungs-Mail nach dem Import in einer CSV-Liste angehängt. Die Information über die Ursache des abgelehnten Imports wird bei jedem Kontakt angeführt, z.B. Syntaxfehler bei einer E-Mail-Adresse. Sie können die Fehler direkt in dieser Liste beheben und mit dieser einen neuen Importvorgang mit den korrigierten Kontakten starten.

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