Wie Sie Kontakte zu einem Event hinzufügen können

Wie Sie Kontakte zu einem Event hinzufügen können

Bevor Sie Kontakte zu einer Veranstaltung einladen oder diese über den Menüpunkte Gäste verwalten können, müssen Sie diese dem Event hinzufügen. Invitario bietet Ihnen dazu verschiedenste Möglichkeiten, die Sie auch beliebig miteinander kombinieren und jederzeit wiederholen können.

1. Importieren von Gästen

Der Import ist der schnellste Weg, um Ihrer Veranstaltung eine große Anzahl an Gästen hinzuzufügen. Mit der Funktion "Gäste-Import" kann eine Excel-Liste mit Gästedaten im Format einer CSV-Datei hochgeladen werden. Dieses Dateiformat wird Ihnen in Excel unter "Speichern unter" angeboten. 

Ein Import-Assistent führt Sie in fünf Schritten durch den Import:
  1. Upload: Auswahl und Upload der CSV-Datei
  2. Format: Möglichkeit zur Überprüfung der automatischen Erkennung von Feldtrenner, Texttrenner und Zeichensatz
  3. Felder: Zuweisung der Spalten Ihrer Importdatei zu den in der Veranstaltung zur Verfügung stehenden Datenfelder
  4. Einstellungen: Optionen für einen optimalen Import-Prozess
    • Einstellungen für einen optionalen Dubletten-Check in der Importdatei
    • Überprüfung auf Dubletten zwischen Importdatei und Invitario-Datenbank
    • Optionen zum Umgang mit bestehenden Kontakten
    • Optionen wie sich Leerwerte in der Importdatei auf bestehende Kontakten auswirken sollen
    • Bulk-Löschung von Gästedaten
  5. Vorschau: Überprüfung des zu erwartenden Import-Ergebnisses und Start des Importvorganges
Der Import wird im Hintergrund ausgeführt – je nach Umfang der Importdatei kann dieser Vorgang einige Minuten in Anspruch nehmen. Nach erfolgreich durchgeführtem Importvorgang erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail sowie eine Nachricht im Notification Center.

Detaillierte Informationen zum Import vom Kontakten finden Sie hier.

2. Gäste aus der Account-Datenbank hinzufügen

Wenn Sie Invitario für mehrere Veranstaltungen einsetzen, dann steht Ihnen auf Account-Ebene eine veranstaltungsübergreifende Account-Datenbank mit den Gästedaten aller Veranstaltungen zur Verfügung. Über diese Account-Datenbank können Sie Ihre Kontakte zentral verwalten. 
  1. Einzelne Gäste aus der Account-Datenbank zu einer Veranstaltung hinzufügen: 
    Gäste können auch einzeln zu einer Gästeliste einer Veranstaltung hinzugefügt werden. Dazu kann die Account-Datenbank nach Kriterien wie z.B. Vor- und Nachname, Unternehmen oder E-Mail-Adresse durchsucht werden. Die im Suchergebnis angezeigten Kontakte können ausgewählt und einer Veranstaltung zugewiesen werden.
  2. Zielgruppen aus der Account-Datenbank zu einer Veranstaltung hinzufügen:
    Kontakte können auch in Account-Zielgruppen segmentiert werden, was Ihnen das Hinzufügen von bestimmten Gästegruppen zu einer Veranstaltung erleichtert. Die Segmentierung kann dabei auf Basis frei definierbarer Filter erfolgen, die auf allen Datenfeldern Ihres Accounts basieren. Bei der Erstellung der Filter haben Sie also auch Zugriff auf alle Individualfelder aller Veranstaltungen Ihres Accounts.
Für die Segmentierung von Kontakten stehen Ihnen auf Account-Ebene folgende Parameter zur Verfügung:
  • Stammdaten: Fassen alle System-Stammdatenfelder zusammen
  • Individualfelder des Account: Es können Stammdatenfelder individuell hinzugefügt werden
  • Individualfelder des Events: Alle individuell angelegten Event-spezifischen Felder aller Events des Accounts
  • Events: Segmentierung der Kontakte nach Eventstatus bereits angelegter bzw. archivierter Events
  • Tags: Segmentierung auf Basis der in Events angelegten Tags
  • Zielgruppe: Alle Zielgruppen auf Account- und Eventebene, die in allen Events angelegt wurden
  • Bestellung: Alle Ticketing- bzw. Bestelldaten aller Events 
  • App: Alle mittels Invitario-App erfassten Gästeinteraktionen aller Events
Mehr Informationen zur Erstellung von Account-Zielgruppen finden Sie hier.

3. Manuelles Anlegen von Gästen

Über den Menüpunkt "Gäste" können Sie über eine Eingabemaske einzelne Gäste manuell anlegen. Dies ist besonders hilfreich, wenn die Gästeliste gelegentlich um einzelne Personen erweitert werden soll.
Mehr Informationen zum Anlegen von Gästen finden Sie hier.

4. Gäste über eine Schnittstelle/API abrufen und hinzufügen

Um Gästelisten anzulegen, Gästedaten zu bearbeiten und die Gästeliste eines Events über eine API auszulesen, kann eine Schnittstelle konfiguriert werden. Dazu steht auf Anfrage eine umfangreiche API-Dokumentation zur Verfügung.

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