Invitario: Gästelisten

Arbeiten in der Gästeliste

Die Gästeliste

Die Gästeliste in einem Event bietet zahlreiche Funktionen, um Gästedaten zu bearbeiten, Gäste an- oder abzumelden, Gästen E-Mailings zu versenden, diese zu segmentieren, zu suchen und zu filtern.
Rufen Sie die Gästeliste auf in dem Sie im Seitenmenü auf > Gäste klicken.

Gäste hinzufügen

  1. Klicken Sie den Button  und wählen Sie "Neu oder aus Kontakt", um einen neuen Kontakt im Account anzulegen und gleichzeitig zum Event als Gast hinzuzufügen, oder um einen bereits im Account existierenden Kontakt aus der zentralen Kontaktdatenbank als neuen Gast zum Event hinzuzufügen.
  2. Klicken Sie den Button  und wählen Sie "Gäste-Import, um neue Gäste, im Bulk in die Gästeliste hochzuladen (mehr Information zum Import von Gästen finden Sie hier).


Gäste suchen

  1. Geben Sie den Suchbegriff in das Suchfeld ein und klicken Sie auf das Lupen-Symbol.
  2. Im Feld "Segmente" wählen Sie ein oder mehrere Segmente (Zielgruppen, Tags), um die in diesen Segmenten enthaltenen Gäste anzuzeigen.


Gäste filtern

Sie können Ihre Gäste nach folgenden Kriterien filtern:

  1. Begleitungen: Sollen Begleitungsgäste zusätzlich oder ausschließlich angezeigt werden.
  2. Anonymisiert: Sollen zuvor anonymisierte Gastdatensätze eingeblendet werden oder nicht.
  3. E-Mail-Status: Einblendung von Gästen entsprechend ihrem E-Mail-Status (mehr Information zu E-Mail-Status finden Sie hier).
  4. Opt-In Status: Einblendung von Gästen entsprechend ihrem Opt-In-Status (Opt-Out, Unbestätigt, Single Opt-in, Double Opt-in).
  5. Anmeldestatus: Einblendung von Gästen entsprechend ihrem Anmeldestatus: Unbekannt (= kein Wert im Feld "Anmeldestatus"), Angemeldet, Abgemeldet, Nicht angemeldet (= Unbekannt oder Abgemeldet), Abgelehnt (nach Anmeldung zur Warteliste abgelehnte Gäste - nur bei aktiver Wartelistefunktion).
  6. Check-in Status: Gekommen, Nicht gekommen
Um Suchabfragen und Filtereinstellungen zu löschen und wieder die gesamte Liste anzuzeigen, verwenden Sie das  "Zurücksetzen"-Symbol.

Symbole in der Gästeliste


  • Anmeldestatus: Angemeldet , Abgemeldet , Unbekannt , Auf Warteliste , Abgelehnt 
  • Klick auf den Gastnamen öffnet den Gast, um diesen zu bearbeiten.
  • Begleitungen : Zeigt die Anzahl der angemeldeten Begleitungen an und klappt die Liste der zugehörigen Begleitungsgäste auf.
  • Tags : Zeigt die zugewiesenen Tags in den jeweiligen Farben an.
  • Unternehmen: Durch Klick auf den Unternehmensnamen werden alle Gäste der Gästeliste angezeigt, die denselben Unternehmensnamen tragen.
  • E-Mail: Zeigt die persönliche E-Mail-Adresse oder die Korrespondenz-Mail-Adresse an. Bei Zustellproblemen wird neben der Mail-Adresse ein Warnhinweise  angezeigt.
  • An-/Abmeldung: Zeigt bei an- bzw. abgemeldeten Gästen den Zeitpunkt der An- bzw. Abmeldung an.
  • Schnellmenü : Öffnet ein Submenü mit unterschiedlichen Optionen.
    • Anzeigen: Öffnet die Detailansicht des Gastes.
    • Bearbeiten: Öffnet den Bearbeiten-Modus.
    • Verlauf: Zeigt die Änderungshistorie des Gastdatensatzes an.
    • Startseite: Öffnet die Event-Website aus Sicht des jeweiligen Gastes.
    • Ticket: Öffnet das standardmäßige Online-Ticket des Gastes.
    • Akkreditierung drucken: Öffnet das personalisierte PDF des Gastes in einem neuen Browserfenster.
    • Löschen: Entfernt den Gast aus der Gästeliste. Der Gast bleibt im Account in > Kontakte erhalten und kann dort ggfalls. komplett aus dem Account gelöscht werden.
Es wird systemseitig immer ein Online-Ticket bei Anmeldungen angelegt, auch wenn es nicht verwendet wird bzw. nicht an den Gast verschickt wird. Bitte beachten Sie, dass diese Option nur bei Gästen mit dem Anmeldestatus "angemeldet" aktiv ist.

Aktionen bei Gäste durchführen

Die Gästeliste ist ein zentrales Element im Einladungs- und Teilnehmermanagement. Sie können in dieser nicht nur Gäste suchen und bearbeiten, sondern auch sogenannte Aktionen bei einem oder mehreren Gästen auslösen, wie z.B.:
  1. Aus der Gästeliste entfernen
  2. Anmeldestatus ändern
  3. Wartelisten-Anmeldungen bestätigen oder ablehnen
  4. Zu Sessions an- oder abmelden
  5. Ein in > Mailings angelegtes E-Mailing versenden (Aktion steht nur bei "aktiven" Events zur Verfügung)
  6. Ein- oder auschecken
  7. Tags zuweisen oder alle Tags entfernen
  8. Opt-in Status setzen
Markieren Sie hierzu den gewünschten Gast oder die gewünschten Gäste und öffnen Sie das Auswahlfeld "Aktion wählen" am Fuße der Liste. Durch Klick auf den Button "Auf markierte anwenden" wird die Aktion bei markierten Gästen durchgeführt, klicken Sie auf den Button "Auf alle anwenden", um die Aktion bei allen Gästen der Gästeliste durchzuführen.





Gäste exportieren

Sie können die Gästeliste ganz oder teilweise in einer Datei im xls- oder csv-Format exportieren. Klicken Sie hierzu den "Exportieren"-Button am Fuße der Gästeliste und wählen Sie das gewünschte Dateiformat aus.

Um nur einen bestimmten Teil der Gästeliste zu exportieren, wenden Sie zuerst die Such- bzw. Filterfunktionen an bis das gewünschte Ergebnis in der Gästeliste angezeigt wird. Erst dann aktivieren Sie den Export.

Nachdem Sie das gewünschte Format gewählt haben, öffnet sich das " Export-Einstellungen"-Fenster und Sie können folgende Einstellungen vornehmen:

  1. Detaillierter Export: zusätzlich zu den Statusänderungen der gewählten Felder werden auch die Daten und Uhrzeiten der jeweiligen Felder mit exportiert. (z.B.: zum Anmeldestatus wird zusätzlich die "Zeit der An-/Abmeldung" und die "Letzte Änderung" hinzugefügt)
  2. Leere Spalten nicht exportieren:  wenn in einer Spalte bei keinem der exportierten Gäste etwas steht, wird sie ausgelassen.

    Auswahl der Felder für den Export

    1. Name und E-Mail Adresse: ID, Vorname, Nachname, E-mail Adresse, Titel, Geschlecht (diese Felder werden standardmäßig exportiert und der Hacken kann daher nicht entfernt werden)
    2. Stammdaten: Stammdatenfelder des Kontakts, Opt-In Status, DSGVO, AGBs, individuelle Stammdatenfelder
    3. Eventdaten: Tags, Begleitungsinformationen, Anmelde- und Check-in-Status, Interaktionen
    4. Individualfelder: Alle individuellen Eventfelder
    5. Sessions: Daten zu den Sessions des Events
    6. Tickets: Alle Daten zum Ticketing Prozess des Events




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