Tipps für die Erstellung Ihrer Importdatei

Vor dem Import: Tipps für die Erstellung Ihrer Importdatei


Tipps für die Einstellung Ihrer Importdatei

Sie können die Kontakte Ihrer Einladungslisten im Bulk in Invitario hochladen. Unten stehend einige nützliche Tipps für die Vorbereitung Ihrer Importdatei.

Anforderungen an die Importdatei:

  1. Invitario verarbeitet nur Dateien im CSV-Format, welches in Microsoft Excel unter dem Menüpunkt "Speichern unter" zur Verfügung steht. 
  2. Wenn Sie also eine Excel-Liste importieren möchten, dann müssen Sie diese vor dem Import neu als CSV-Datei abspeichern. 
  3. Werden Ihnen mehrere CSV-Formate angeboten, wählen Sie das Format "UTF8".
  4. Eine weitere Voraussetzung ist, dass alle Werte wie Geschlecht, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, etc. jeweils in einer eigenen Spalte eingetragen sind.

Tipps für die Erstellung einer Importdatei:

  1. Die Bezeichnung der Spalten Ihrer Importdatei ist nicht relevant:  Im Importprozess können Sie die Zuordnung der Spalten Ihrer Importdatei zu den bereits vorhandenen Datenfeldern der Veranstaltung selbst vornehmen. 
  2. Es können nur jene Spalten Ihrer Importdatei importiert werden, die auch in Invitario vorhanden sind:  Wollen Sie zusätzlich zu den Stammdatenfeldern weitere Daten importieren, dann müssen Sie diese zuerst in > Gäste als Individualfelder anlegen ( erfahren Sie hier mehr über das Anlegen von Individualfeldern ).
  3. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Gäste mit möglichst sauberen Datensätzen importieren:  Insbesondere sollten Sie auf das Vorhandensein des Geschlechts sowie des Nachnamens achten, da diese Datenfelder zur automatischen Erstellung der persönlichen Ansprache in Mailings ("Sehr geehrte Frau Dr. "Muster") erforderlich sind.
  4. Sie können sich im Schritt 1 des Imports eine Vorlage für eine Importdatei herunterladen:  In dieser sind bereits alle Datenfelder Ihrer Veranstaltung samt Spaltenüberschriften enthalten.
  5. Achtung bei ausgeblendeten Spalten oder Zeilen:  Diese werden beim Import nicht als ausgeblendet erkannt und daher importiert. Löschen Sie alle nicht benötigten Spalten und Zeilen vollständig aus der Importdatei.
Generell sollten Sie auch zur Erfüllung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nur jene Daten importieren, die für Ihren Einladungsprozess tatsächlich benötigt werden.