Anlegen eines Ticketings in Invitario

Anlegen eines Ticketings

Ticketing ist eine spezifischen Art von Event-Registrierung, die den Gast durch einen vordefinierten Bestellprozess führt. Mit einem Ticketing können Sie einen vollständig digitalen Verkaufsprozess abbilden, der die Bestellung und Bezahlung von Zutrittsgebühren automatisiert abwickelt.

Schritt 1: Anlegen einer Ticketing-Konfiguration

Öffnen Sie im Event > Ticketing > Ticketing-Konfiguration: Beim Neuanlegen eines Ticketings müssen Währung, Angezeigte AGBs, Zahlungsarten und Ticketarten angelegt werden. Fehlende Elemente sind rot hinterlegt und Sie werden mit dem Bearbeiten-Symbol  zur jeweiligen Seite geführt, wo Sie die entsprechenden Einstellungen vornehmen können.


  1. Währung: Die Standard-Währung ist EURO und kann nicht geändert werden.
  2. Angezeigte AGB's: Sie werden zur Seite > Daten & Impressum geleitet, wo Sie die für Ticketverkauf erforderlichen AGB's eingeben können.
  3. Zahlungsarten: Legen Sie zumindest eine Zahlungsart an. (Lesen Sie mehr über das Anlegen der Zahlungsarten "Kreditkarte" und "Sofortüberweisung").
  4. Ticketarten: Legen Sie zumindest eine Ticketart an. Sie können weitere Ticketarten auch zu einem späteren Zeitpunkt ergänzen.
Wenn Sie noch keine AGB's haben, dann legen Sie einen Blindtext an und tragen die AGB's zu einem späteren Zeitpunkt nach. 
Im Setup-Prozess zu Testzwecken empfiehlt sich die Ticketart "Auf Rechnung" anzulegen. Diese kann wieder deaktivert werden, wenn der Event live geht.

Schritt 2: Rechnungsvorlage bearbeiten

Klicken Sie auf das Symbol "Allgemeine Einstellungen" : Nach dem erfolgreichen Abschluss einer Ticketbestellung wird automatisch eine Rechnung erstellt, die mit dem Bestätigungsmail an den Gast geschickt werden kann. Sie als Veranstalter sind der Absender der Rechnung und Sie können diese entsprechend Ihren Anforderungen anpassen.
  1. Firmenwortlaut, Firmensitz & Angezeigte Adresse auf der Rechnung: Wird im Kopfbereich der Rechnung als Rechnungsleger ausgegeben.
  2. Währung: Auf Rechnung angezeigte Währung für die Rechnungspositionen. Die Abbuchung erfolgt immer in EURO, der Rechnungsbetrag wird zum tagesaktuellen Kurs auf der Rechnung angezeigt.
  3. Nächste Rechnungsnummer: Um eigene Rechnungskreisläufe anzulegen, kann mit Prefix gearbeitet werden. Wird z.B. "EVENT-0001" in diesem Feld eingegeben, so werden die fortlaufenden Rechnungsnummern nach folgendem Muster verwendet: EVENT-0001, EVENT-0002, EVENT-0003, usw.
  4. Angezeigte Information auf der Rechnung: Freier Text, wird unter dem Block mit den Rechnungspositionen angezeigt.
  5. Angezeigter Footer auf der Rechnung (max. 2 Zeilen): Freier Text im Footer der Rechnung.
  6. Sie können durch Hochladen Ihres Briefpapiers die Rechnungen entsprechend Ihren Vorgaben gestalten. Dieses muss im PDF im DIN A4-Format hochgeladen werden.

Schritt 3: Ticketing-Konfiguration bearbeiten

Nach dem Setup der Ticketing-Konfiguration, wird diese in Ticketing > Ticketing-Konfiguration angezeigt. Sie können nun detaillierte Einstellungen vornehmen, klicken Sie dazu auf den Default-Namen "Ticketing Konfiguration".
  • Reiter "Grundeinstellungen":
    • Gebühren: Hier können Sie etwaige Gebühren einstellen, die Sie von Ihren Gästen bei jedem Bestellvorgang zusätzlich zu den Ticketgebühren verlangen. Diese können Sie als absolute Werte oder in Relation zum Bestellvolumen einheben.
    • Stornogebühren: Sie können Stornogebühren einstellen, die als absoluter Wert oder in Relation zum stornierten Betrag eingehoben werden.
  • Reiter "Tickets & Zahlungen": Aktivieren oder Deaktivieren Sie Tickets für den Verkauf, legen Sie die maximale Gesamtanzahl der Tickets pro Bestellung fest und definieren Sie welche Zahlungsarten auf der Event-Website zur Verfügung stehen.
  • Reiter "Zusätzliche Texte": Im Bestellvorgang müssen Ihre Gäste mehrere Bestellschritte durchlaufen. Sie können in jedem dieser Schritte Texte über oder unter dem "Bestellfenster" hinzufügen.

Schritt 4: Mit Formular verknüpfen

Damit der Ticketverkauf auf der Event-Website angezeigt wird, muss dieser mit einem Formular verknüpft werden. Wie im Standard-Anmeldeprozess können die Formularfelder wie gewohnt konfiguriert werden. Sobald eine Ticketing-Konfiguration verknüpft ist, werden Gäste nach der Eingabe des Anmeldeformulars in den Ticketing-Prozess geleitet und können nun dort die Bestellung der Tickets vornehmen.
  1. Öffnen Sie im Menüpunkt > Formulare das gewünschte Formular durch Klick auf den Formularnamen
  2. Im Reiter Einstellungen wird das Auswahlfeld "Ticketing-Konfiguration", ganz unten links, angezeigt, wählen Sie die dort von Ihnen angelegte Ticketing-Konfiguration aus.
  3. Das Formular ist nun mit dieser verbunden und der Ticketing-Prozess aktiv.

Testen und Live-schalten

Für das Testen des Ticketing-Prozesses empfehlen wir:
  1. Legen Sie die Zahlungsart "Zahlen auf Rechnung" an und aktivieren Sie diese in der Ticketing-Konfiguration (Reiter "Tickets & Zahlungen").
  2. Um Kreditkartenzahlung bzw. Sofortüberweisung zu testen, legen Sie eine Test-Ticketart mit kleiner Ticketgebühr an (z.B. 1 EURO).
Vor dem Aktiv-Schalten des Events und Start des offiziellen Ticketverkaufs empfehlen wir:
  1. Setzen Sie den Event zurück, dadurch werden alle Test-Bestellungen und -Rechnungen gelöscht: Sie finden den Button zum Zurücksetzen in > Ticketing > Bestellungen mit dem Schnellmenü "Ticketing zurücksetzen"  (rechts oben), so lange der Event sich im Status "Setup" befindet. Auch der Rechnungsnummernkreislauf wird dadurch zurückgesetzt.
  2. Deaktivieren Sie etwaige Test-Ticketarten und Test-Zahlungsarten in > Ticketing > Ticketing-Konfiguration > Reiter "Tickets & Zahlungen".

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