Trainings-Video: Events in Invitario anlegen

Ein Event anlegen



Mit Event-Templates können Sie in wenigen Minuten eine neue Veranstaltung mit Ihren individuellen Prozessen, Inhalten und Designs erstellen. Dabei werden die in den Event-Templates einmal angelegten Einladungs- und Anmeldeprozesse, sämtliche Inhalte aller Mailings und der Event-Website sowie das Design der Veranstaltung übernommen.

Wenn Sie mit mehreren Designs arbeiten, dann können Sie diese ebenfalls auf Account-Ebene hinterlegen und bestehenden Events zuweisen oder beim Erstellen des Events mittels Event-Template auswählen. Somit ist es möglich Event-Templates und Designs beliebig zu kombinieren.

Alle Veranstaltungen Ihres Accounts werden über die Eventliste verwaltet. In dieser Übersicht werden alle aktiven, bevorstehenden und archivierten Veranstaltungen angezeigt. 

Um ein Template zu erstellen gehen Sie in die Eventliste Ihres Accounts und klicken Sie das Schnellmenü (   ) eines Events, aus dem Sie ein Template erstellen möchten und anschließend "Template erstellen". Es empfehlt sich nach dem Erstellen des Templates aus einem Event, alle Inhalte zu kontrollieren um Fehler zu vermeiden . Achten Sie besonders darauf, dass Sie mit Makros und Platzhaltertexten arbeiten, und keine Links in ausgeschriebener Form in Ihrem Template haben.


1. Start des Setups:

  1. Um das Setup einer Veranstaltung mittels Event-Template zu starten, wechseln Sie in den Account und klicken im Menüpunkt > Events auf das  rechts oben über dem Hinzufügen-Symbol . Wählen Sie nun "Event aus Template erstellen" (wird nur angezeigt, wenn zumindest ein Event-Template im Account vorhanden ist).




  1. Es werden im Auswahlfeld alle Event-Templates inklusive Vorschau angezeigt.
  2. Wählen Sie das gewünschte Event-Template und klicken Sie auf den Button "Event erstellen" am Fuße der Vorschau.

2. Event-Wizard:

Schritt 1: Basisdaten eingeben

  1. Eventname und interne Bezeichnung (Pflichtfeld)
  2. Datum und Uhrzeit für den Beginn der Veranstaltung (Pflichtfeld)
  3. Datum und Uhrzeit für das Ende der Veranstaltung
  4. Anmeldefrist für die Registrierung (Datum und Uhrzeit)
  5. Anmeldelimit (maximale Gästeanzahl)
  6. Sollen die im Template hinterlegten Testgäste übernommen werden?
  7. Location und Adresse (Verknüpfung mit Google-Maps)

Schritt 2: Segmente & Kontakt

  1. Welche im Template angelegten Tags und individuellen Zielgruppen sollen übernommen werden?
  2. Anpassung der Kontaktdaten, die im Footer von Event-Website und Mailings angezeigt werden.

Schritt 3: Sessions

  1. Es wird das im Event-Template hinterlegte Design standardmäßig übernommen; Headerbild bzw. Logo können in diesem Schritt getauscht werden.
  2. Alternativ können im Auswahlfeld "Design" auch alle auf Account-Ebene in > Vorlagen > Designs hinterlegten Design-Vorlagen als Default-Designs für den neuen Event übernommen werden

Schritt 4: Design

  1. Es wird das im Event-Template hinterlegte Design standardmäßig übernommen; Headerbild bzw. Logo können in diesem Schritt getauscht werden.
  2. Alternativ können im Auswahlfeld "Design" auch alle auf Account-Ebene in > Vorlagen > Designs hinterlegten Design-Vorlagen als Default-Designs für den neuen Event übernommen werden

Schritt 5: Mailings

  1. Auswahl aller im Event-Template hinterlegten Mailings (Bulk-Mails & Bestätigungsmails).
  2. Interne Bezeichnungen der Mailings können angepasst werden.
  3. Betreffs werden jeweils mittels Mouse-Over angezeigt.

Schritt 6: Dateien

  1. Auswahl aller im Event-Template hinterlegten Dateien (Bilder, Dokumente, etc.)
  2. Nicht verwendete Dateien können abgewählt werden

3. Nach dem Event-Wizard:

  1. Nach Bestätigung der Eingabe wird die Veranstaltung angelegt und Sie werden zum > Cockpit des neuen Events weitergeleitet.
  2. Sie können nun das Setup der Veranstaltung direkt im Event abschließen. 

Folgende Inhalte sollten in jedem Fall nach Abschluss des kontrolliert und/oder angepasst werden:

Sessions (Agenda)

Inhaltsblöcke auf der Website und in den Mailings

Speaker

Sponsoren

 

Alle vom Event-Template übernommenen Einstellungen und Eingaben können Sie im neu erstellten Event weiter an Ihre Anforderungen anpassen.






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