Eine bestehende Veranstaltung duplizieren (Event duplizieren)

Eine bestehende Veranstaltung duplizieren (Event duplizieren)

Um ein neues Event anzulegen können Sie auch eine bereits bestehende Veranstaltung Ihres Accounts duplizieren. Dabei werden sämtliche Inhalte und Einstellungen – sowie optional auch die Gäste – der Vorlage übernommen.

Nutzen Sie das Duplizieren für sich wiederholende Veranstaltungen, die in ihrem Einladungsprozess identisch oder sehr ähnlich sind. Ist eine Veranstaltung in Invitario einmal aufgesetzt, ist diese mit wenigen Klicks dupliziert und mit den neuen Daten aktualisiert. Schneller lässt sich ein Event nicht aufsetzen.

1. Event auswählen

Um eine Veranstaltung zu duplizieren wechseln Sie in den  Account und klicken auf Events. Das Duplizieren-Symbol finden Sie direkt bei jeder Veranstaltung im Aktionsmenü – dieses befindet sich in der Zeile der Veranstaltung ganz rechts außen und wird durch 3 Punkte symbolisiert. Der Status des zu duplizierenden Events spielt dabei keine Rolle.




2. Daten aktualisieren mit Hilfe des Event Wizards

Schritt 1:  Basisdaten
Hier können sie den Eventnamen, das Datum und den Ort Ihrer Veranstaltung anpassen. Außerdem können Sie festlegen, welche Kontakte in die Gästeliste übernommen werden sollen.

Schritt 2: Segmente & Kontakt
Hier wählen Sie welche Zielgruppen und Tags in die neue Veranstaltung übernommen werden sollen. Die Ansprechperson für Ihre Veranstaltung wird ebenfalls hier eingetragen.
Beim Löschen von Zielgruppen und Tags die als Einschränkungen in Dynamischen Inhalten, Formularen, Websites, etc. verwendet werden, ist besondere Vorsicht geboten. Kontrollieren Sie bitte vorab, die Verwendung der entsprechenden Zielgruppen und Tags in Ihrem Anmeldeprozess.

Schritt 3: Sessions
In diesem Schritt werden alle Sessions inklusive ihrer Fristen eingestellt.

Schritt 4: Design
Hier können Sie den neuen Header und das neue Logo Ihrer Veranstaltung hochladen. Außerdem können Sie wählen ob das Standard-Design des duplizierten Events verwendet werden soll, oder ein vorab erstelltes Design-Template
Schritt 5: Mailings
Hier wählen Sie die Mailings. die in die neue Veranstaltung übernommen werden sollen und passen gegebenenfalls ihre Namen an.

Schritt 6: Dateien (optional)
Sofern sich Dateien im Dateimanager der duplizierten Veranstaltung befunden haben, können Sie wählen welche der Dateien in die neue Veranstaltung mit übernommen werden soll. 


3. Duplizieren abschließen

Sobald Sie alle Schritte abgeschlossen haben, gelangen Sie direkt in das Cockpit Ihrer neu angelegten Veranstaltung. Die neue Veranstaltung wird sofort in der Eventliste angezeigt. Sie können die Veranstaltung nun öffnen und weiter bearbeiten.


Tipp für mehr Effizienz: Um die Arbeit mit duplizierten Events für Sie noch effizienter zu gestalten, ist der Einsatz von Makros sinnvoll. Für praktisch alle für eine Veranstaltung relevanten Daten können Sie Makros (Ersetzungsvariablen) in Mailings, Formularen und Event-Website einfügen – diese ersetzen die harte Eingabe von Informationen wie Name, Ort und Datum der Veranstaltung. Die dafür gesetzten Makros greifen auf die in den Einstellungen der Veranstaltung eingegebenen Daten zurück und aktualisieren sich bei Änderungen automatisch.

Dies ist natürlich auch der Fall, wenn Sie eine Veranstaltung duplizieren und die Eckdaten des Events anpassen. Durch den Einsatz der Makros ist sichergestellt, dass die Daten an allen Stellen aktualisiert werden und Sie keine Daten manuell updaten müssen.