Die im “Invitario Check-in-Tool” zur Verfügung stehenden Funktionen, werden in der sogenannten "Check-in-Konfiguration" definiert.

Im Teil 1: "Teilnehmer am Event mit Invitario empfangen" können Sie alles über die grundsätzliche Funktionsweise des Invitario Check-ins nachlesen. In diesem Teil erfahren Sie wie man eine Check-in-Konfiguration erstellt bzw. bearbeitet.

Hinzufügen oder bearbeiten

1. Um eine Check-in-Konfiguration anzulegen, klicken Sie auf das “ Check-in-Konfiguration”-Symbol, oder Sie duplizieren mittels > Schnellmenü eine bestehende Check-in-Konfigurationen. 
   
2. Um eine bestehende Check-in-Konfiguration zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen oder “Bearbeiten” im > Schnellmenü.
   
   

1. Der “Name” der Check-in-Konfiguration wird in den Login-Daten sowie im Invitario Check-in-Tool angezeigt.
   
2. Erfassung von:
   
1. Check-ins: Es wird der Check-in Status des Gastes auf “gekommen” geändert. Der Check-in-Status wird je Gast Konfigurations-übergreifend auf “gekommen” geändert. 
   
2. Interaktionen: Es wird der Zeitpunkt der Interaktion je Gast erfasst. Je Gast und Check-in-Konfiguration kann jeweils nur eine Interaktion erfasst werden.
   
3. Session Check-In: Um den Check-in oder eine Interaktion zu einer bestimmten Session zu erfassen, wählen Sie diese in dieser Auswahl aus.
   
3. Segment für die Gästeliste: Definieren Sie ein bestimmtes Gäste-Segment, welches im Check-in-Tool angezeigt werden soll. Treffen Sie keine Auswahl, um die gesamte Gästeliste anzuzeigen.
   
4. PDF zum Drucken durch die App: Wählen Sie ein im Menüpunkt > PDF angelegtes personalisiertes PDF aus, welches als Druckdatei im Check-in-Tool zur Verfügung stehen soll (z.B. Namensschild)
   
   
   
   

1. Mindestlänge Sucheingaben: Anzahl an Zeichen, die in der Suchleiste im Check-in-Tool mindestens eingegeben werden müssen, um eine Suche starten zu können.
   
2. Max. Geräte (zeitgleich): Anzahl der maximal gleichzeitig mit dieser Check-in-Konfiguration eingeloggten Geräte. Lassen Sie das Feld leer, um die Anzahl nicht zu limitieren.
   
3. Alle Gäste anzeigen: Um nur gesuchte Gäste nach Eingabe in der Suchleiste anzeigen zu lassen, deaktivieren Sie die Checkbox. Wird keine Suche gestartet wird keine Gästeliste angezeigt.
   
4. Nur Anmeldungen laden: es werden nur zum Event angemeldete Gäste angezeigt. (Anmeldestatus in der Gästeliste des Backends ersichtlich)
   
5. Farbschema: Wählen Sie unterschiedliche Farbschemas, um die verschiedenen Konfigurationen in der Check-in-Hardware einfacher unterscheiden zu können.
   
6. Als Favoriten markieren: Wählen Sie ein Segment aus, welches im Check-in-Tool als Favorit vorselektiert markiert werden soll.
   
7. Push Notifications: Nutzer einer Konfiguration mit aktiver Checkbox “Push Notification”, erhalten eine Nachricht auf Ihrem Smartphone, wenn ein Gast eingecheckt wird, der als Favorit markiert wurde.
   
8. Session Dauer: Nach dieser Zeit werden alle aktiven Verbindungen (iOS App, Web Check-In) automatisch ausgeloggt. Hiermit können Sie vermeiden, dass Unbefugte Zugriff auf Ihre Gästedaten erhalten.
   
9. "Aktive Verbindungen trennen": Hiermit können Sie oberen Schritt manuell auslösen.
   

Hinweis: Nicht mit dem Server synchronisierte Daten gehen hierbei verloren. Stellen Sie also sicher, dass alle Geräte mit dem Internet verbunden sind, bevor diese nicht mehr in Verwendung sind.

1. Bearbeiten von Gästen: Definiert, ob das Bearbeiten von Gästedaten im Check-in-Tool erlaubt ist. 
   
2. Anlegen von Gästen: Legen Sie fest, ob das Anlegen von neuen Gästen im Check-in-Tool erlaubt ist.
   
3. Anlegen von Begleitungen: Legen Sie fest, ob das Anlegen von Begleitungen bei Hauptgästen im Check-in-Tool erlaubt ist.
   
4. Statusänderung: Um Login-Daten mit "nur Leseberechtigung" anzulegen, deaktivieren Sie diese Checkbox. Eine solche Konfiguration könnte für Personen Ihres Event-Teams nützlich sein, die den Stand der bereits bzw. noch nicht gekommenen Teilnehmer am Event in Echtzeit mitverfolgen sollen.
   
5. Drucken: Aktiviert die Druckfunktion im Check-in-Tool.
   
6. Event Check-in/Event Check-out: Definieren Sie, ob die Standardaktion Event Check-in & Check-out dem Anwender zur Verfügung stehen sollen
   
7. Session Check-in/Session Check-out:  Definieren Sie, ob die Standardaktion Session Check-in & Check-out dem Anwender zur Verfügung stehen sollen. Diese Funktion steht ihnen nur in der Check-in App zur Verfügung.
8. Bilder speichern: Mit der App erfasste Bilder können je Gast gespeichert werden (z.B. Visitenkarten von neu angelegten Gästen).
   
9. Link zur Registrierungsseite: Definiert, ob das Bearbeiten von Gastdaten im Check-in-Tool mit einem Formular erlaubt ist. Das Bearbeiten von Gastdaten ist nur in der Web-Version möglich. Ist diese Checkbox aktiv, wird das Auswahlfeld "Seite zum Registrierungsformular" oben angezeigt.