Mit der Invitario Check-in-App steht Ihnen eine digitale Gästeliste für das einfache und schnelle Erfassen von Teilnehmern zur Verfügung. Die iOS-App wurde für die Anwendung mit Apple iPad, iPhone und iPod Touch Geräten optimiert.

Schritt 1: Installation der App

Schritt 2: Öffnen Sie die App

• Nach dem erstmaligen Aufrufen der App erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie zum Login aufgefordert werden.
  
• Verwenden Sie dazu eine Check-in Konfiguration, die Sie im Invitario-Backend erstellt haben (mehr Informationen zur Erstellung einer Check-in Konfiguration finden Sie hier).
  
• Verwenden Sie die Daten der Login-Anleitung, um sich in den Event einzuloggen.
  
• Nach dem Einloggen werden die Gästedaten und Funktionen auf das Gerät geladen.
  

Während des Ladevorgangs wird unter dem Eventnamen "Lädt…" angezeigt. Sobald der Ladevorgang abgeschlossen ist, wird die Zahl der eingecheckten Gäste sowie die Zahl der insgesamt in die App geladenen Gäste angezeigt (z.B. "0/789").

Bitte beachten Sie, dass das Gerät beim erstmaligen Login mit dem Internet verbunden und ausreichend Bandbreite vorhanden sein muss. Wenn der Download nach etwa fünf Minuten nicht abgeschlossen ist, wiederholen Sie den Login-Vorgang.

Schritt 3: Verwenden der App für den Check-in

• Starten Sie den Suchvorgang indem Sie auf das Lupensymbol   oder direkt in die Suchleiste tippen.
• Geben Sie den Namen des Gastes ein, nach Eingabe von drei Buchstaben werden die entsprechenden Suchergebnisse angezeigt.
  
• Tippen Sie auf den Namen im Suchergebnis, um die Detailansicht des Gastes zu öffnen.
  
• Tippen Sie auf den Check-in-Button um den Gast einzuchecken. Am Bildschirm wird eine Bestätigung angezeigt.
  
• Wiederholen Sie den Vorgang, um einen neuen Gast einzuchecken.
  

Bei der Suchabfrage werden folgende Felder durchsucht: Vorname, Nachname, Firma, Zugangscode sowie individueller Zugangscode.

Begleitungen einchecken:

1. Hat sich der Gast zum Event mit Begleitung angemeldet, wird diese in seiner Detailansicht angezeigt.
   
2. Nach dem Einchecken des Gastes kann dort die Begleitung aufgerufen werden und die Detailansicht der Begleitung wird angezeigt.
   
3. Tippen Sie auf den Check-in-Button um die Begleitung einzuchecken. Am Bildschirm wird eine Bestätigung angezeigt.
   
4. Wiederholen Sie den Vorgang, um etwaige weitere Begleitungen einzuchecken.
   

Wurden bei der Anmeldung auch die Daten der Begleitungen erfasst, dann können diese auch direkt per Namenssuche gefunden und eingecheckt werden. In der Detailansicht von Begleitungen werden immer der zugehörige Hauptgast angezeigt. 

Im Suchergebnis werden immer Hauptgast und die verbundenen Begleitungen angezeigt, auch wenn der eingegebene Suchbegriff nur auf einen der beiden zutrifft.

• Durch Tippen auf das "QR-Code" Symbol   wird die eingebaute Kamera des Geräts geöffnet.
  
• Erfassen Sie den QR-Code auf dem Online-Ticket und der Scan wird automatisch ausgelöst.
  
• Der erfolgreiche Scan wird am Bildschirm bestätigt und der Teilnehmer automatisch eingecheckt.
  
• Wiederholen Sie den Vorgang, um ein neues Ticket zu scannen.
  

Wird ein bereits erfasstes Ticket gescannt, erscheint am Bildschirm die Anzeige "Check-In fehlgeschlagen. Dieser Gast ist bereits eingecheckt." auf rotem Hintergrund.

Bitte beachten Sie, dass das Apple iPad über keinen Blitz verfügt – stellen Sie daher sicher, dass im Eingangsbereich ausreichend Licht vorhanden ist, um die QR-Codes optimal erfassen zu können.

1. Um einen neuen Hauptgast hinzuzufügen, tippen Sie auf das "Hinzufügen"-Symbol .
   
2. Geben Sie im Eingabefenster die Daten ein, um den neuen Gast gleich einzuchecken.
   
3. Aktivieren Sie den "Einchecken"-Schieber, um den Teilnehmer beim Anlegen auch direkt einzuchecken.
   
4. Bestätigen Sie die Eingabe mit "Sichern" rechts oben.
   

Um den Gast nur anzulegen und später einchecken zu können, lassen Sie den "Einchecken"-Schieber auf inaktiv und tippen Sie auf "Sichern" rechts oben.

Sie können auch neue Begleitungen hinzufügen und einchecken, in dem Sie auf "Begleitung hinzufügen" in der Detailansicht des Gastes tippen.

Weitere nützliche Informationen und Einstellungsmöglichkeiten

1. Ergebnisliste filtern: Durch Klick auf das Filterzeichen  rechts im Suchfeld können Sie die Gästeliste nach Ihren Favoriten, anhand des Check-In Status, anhand des Anmeldestatus ihrer Gäste sortieren. Es kann nur ein oder auch mehrere Filter gleichzeitig aktiv geschalten werden. Ist zumindest ein Filter aktiv wird ein blauer Balken unter dem Suchfeld angezeigt.
2. Mit den "Favoriten"-Symbolen  können Sie Gäste markieren und erhalten eine App-Notifikation, wenn einer der Gäste eingecheckt wird.
   
3. Mit dem "Glocken"-Symbol  können Sie alle Gäste aus ihren Favoriten welche bereits gekommen sind, anzeigen lassen.
4. Aus Datenschutzgründen loggen sich die Geräte spätestens nach 24 Stunden automatisch aus.
   

1. Auf der Startseite der Einstellungen sehen Sie weitere Informationen zu Ihrem Event.
   
2. Mit dem Button "Ausloggen" können Sie die Check-In Konfiguration verlassen. Gehen Sie dabei sicher, dass dabei keine lokal gespeicherten Informationen mehr mit dem Server synchronisiert werden müssen, da diese sonst verloren gehen.
   
3. Weitere Einstellungen
1. "Push-Nachrichten": Wählen Sie aus, ob sie per Push-Nachricht über das Eintreffen von Gästen auf ihrer Favoritenliste informiert werden wollen. Vor allem spannend für Event Manager, kann aber für den normalen Check-In Prozess störend sein.
2. "Bluetooth Drucker": Wenn Sie per Bluetooth mit einem Drucker verbunden sind, wird dieser automatisch hier angezeigt. Um per Bluetooth verbundene Drucker zu verwalten, gehen Sie in die Systemeinstellungen des Gerätes.
   
3. "AirPrint Drucker": Hier weisen Sie der App einen Drucker, welcher sich im selben WLAN befindet, zu.
   
4. "Autom. drucken nach CheckIn": Ist diese Funktion aktiviert, wird automatisch beim Check-In eines Gastes ein Druck ausgelöst.
   
5. "Offline Druck": Wählen Sie, ob das PDF des Gastes lokal am Check-In Gerät erstellt wird oder dieses vom Server geladen wird. Ist der "Offline Druck" aktiviert, kann man auch ohne Internetverbindung drucken, es wird aber kein Hintergrund gedruckt.
6. "Update-Interval (s):" Legen Sie den Intervall mit Sekunden fest, mit dem die App mit dem Server synchronisiert. Bei niedriger Bandbreite oder schlechtem Signal empfiehlt es sich den Intervall auf mindestens 10 oder mehr Sekunden zu stellen.
7. "Scanner Sounds": Nutzen Sie für den Check-in eine Hardware-Erweiterung, wie z.B. den QR-Code Laserscanner von Infinite Peripherals (kann über Invitario angemietet werden), dann wird der Check-in auch akustisch mit einem Tonsignal bestätigt. Das Tonsignal ist nach erfolgreichem oder nicht erfolgreichem Check-in unterschiedlich.

Das Namensschild wird in > PDF angelegt und in > Check-in > Konfiguration bearbeiten ausgewählt. Sie können verschiedenen Segmenten Ihrer Gästeliste auch personalisierte PDFs zuweisen. Mehr dazu erfahren Sie hier: Hinzufügen und bearbeiten von personalisierten PDF

• Beim Einloggen der App muss das Gerät mit dem Internet verbunden sein, damit die Konfigurations-Einstellungen sowie die Gästeliste von den Servern gezogen werden kann.
  
• Es können mit der App, Check-ins auch offline abgewickelt werden. Bitte beachten Sie jedoch, dass es keine Synchronisation zwischen den Geräten der Check-in-Stationen im Offline-Modus gibt.
  
• Sollten die Geräte zwar mit dem Internet verbunden sein, aber während des Check-in-Prozesses das WLAN nicht genügend Bandbreite zur Verfügung stellen, oder das Signal zu schwach sein, dann springt das Gerät in den Offline-Modus: Check-ins werden in dieser Zeit lokal auf dem Gerät erfasst und sobald wieder eine Verbindung mit dem Internet vorhanden ist, mit der Datenbank synchronisiert.
• Wird der Balken über der Sucheingabe grau angezeigt, ist das Gerät nicht mit dem Internet verbunden und es kann keine Synchronisation mit der Datenbank stattfinden.
  
• Befinden sich alle Check-in-Stationen im permanenten Offline-Modus ist der mehrfache Check-in des selben Gastes (oder Tickets) bei unterschiedlichen Stationen möglich. Um dies zu verhindern, muss bereits im Vorfeld für eine stabile Internetverbindung gesorgt werden.
  

Achtung: Sollten Sie mit einem oder mehreren Geräten permanent im Offline-Modus gearbeitet haben, dann sollten Sie nach der Veranstaltung die Geräte wieder in den Online-Modus bringen, damit diese mit den Servern synchronisieren können. Dadurch haben Sie eine vollständige Check-in-Statistik aller Geräte auch in Ihrer Gästeliste gewährleistet und diese Daten gehen nicht verloren.

Bitte beachten Sie, dass die Geräte 24 Stunden nach dem Login automatisch ausgeloggt werden und lokal gespeicherte Check-in-Daten gelöscht werden!